von Lisa Geisler (Brand Strategist) & Christina Gutenberg (UX/IT Consultant)
Ob Marken- oder Website-Relaunch, wir arbeiten in unseren Projekten nutzerzentriert und eng mit unseren Kunden zusammen. Das Jahr 2020 hat uns in vielerlei Hinsicht dazu verpflichtet, neue Lösungen und Wege zur Remote Kommunikation zu finden. Der Remote Workshop ist dabei für uns mittlerweile zu einer ernst zu nehmenden Alternative geworden. Hier findet ihr unsere 11 wichtigsten Learnings der letzten Monate.
Vor dem Workshop
#1 Planen, planen, planen
Das hört sich erst mal nicht überraschend an. Eine sorgfältige Vorbereitung gehört schließlich zu jedem Workshop. Versucht lange Sessions zu vermeiden oder splittet den Workshop in zwei bis drei Teile auf. Länger als 3h vor dem Screen ist für viele ein Kraftakt. Bedenkt auch, welche Tools sich am besten für die Inhalte eures Workshops eignen. Wir arbeiten gerne mit kollaborativen Tools wie Mural und Miro.
#2 Rollen im Team klären
Wer führt inhaltlich durch den Workshop? Wer hat die Zeit im Auge? Wer schreibt digitale Post-its, visualisiert und clustert Gedanken? Wer achtet darauf, dass Regeln eingehalten werden? Wer hält die Stimmung hoch? Und wer wacht über den Chat, falls Diskussionen am Rande geführt werden? Haltet vorab im Team fest, wer welche Rolle einnimmt, damit der Ablauf möglichst smooth verläuft. Unser Rollen-Template könnt ihr euch hier herunterladen.
#3 Technische Hürden minimieren
Heute MS Teams, morgen Miro und übermorgen Zoom und Mural. Bei der aktuellen Vielfalt an Tools kann schon mal der Überblick verloren gehen. Macht euren Teilnehmenden den Zugang leicht. Teilt detaillierte Infos oder Manuals zur Anmeldung in den Tools mit der Einladung zum Workshop. Auch kurze How-to-Videos können genutzt werden.
Während des Workshops
#4 Mit Tech-Onboarding starten
Wer sagt, dass Remote Workshops nicht interaktiv sein können? Damit das gelingt, startet mit einer kompakten Einführung der Tools (ca. 15min). Zeigt per Bildschirmübertragung die wichtigsten Features und Möglichkeiten zum selber aktiv werden. Geht dabei immer von Teilnehmenden mit geringen bzw. keinem Kenntnisstand aus, damit am Ende wirklich alle an Bord sind.
???? Weitergedacht: Damit die Teilnehmenden schon vor Beginn des Workshops ein Gespür für die Tools bekommen, vergebt zur Vorbereitung eine „Hausaufgabe“, mit der sie die Anwendung nutzen sollen.
#5 Das Eis brechen
In Remote Workshops sitzen wir oft viele Kilometer entfernt voneinander – spürbar sollte das aber nicht sein. Versucht eure Sessions so menschlich und angenehm wie möglich zu gestalten. Dafür sollte ein „Check-in“ nicht fehlen, damit sich die Personen hinter der Kamera verbinden und mit Spaß in die Session starten. Coole Beispiele dafür hat Goodpatch hier aufgelistet.
#6 Digitale Etikette durchgehen
Kamera an oder aus? Wie diskutieren wir am effektivsten? Was tun, wenn ich dringend eine Pause brauche? Was tun bei Netzwerkproblemen? Klare Prinzipien für das digitale Zusammenarbeiten bringen Struktur in euren Workshop. Folgende Punkte haben es in unsere Etikette geschafft:
#7 Moderieren, was das Zeug hält
Unangenehme Stille und stockende Gespräche. Die räumliche Distanz macht es umso wichtiger, fokussiert und aufmerksam durch den Workshop zu moderieren. Kurbelt Diskussionen an, indem ihr Teilnehmende aktiv ansprecht und involviert. Vermeidet Schweigepausen in Blitzlichtern, indem ihr die Personen nacheinander aufruft.
#8 Chatfunktion integrieren
Nicht alles muss laut ausgesprochen werden. Wir sind Fans der Chatfunktionen von Zoom, Hangout und Co., die auch in Remote Workshops sehr nützlich sind. Gebt den Teilnehmenden bspw. die Möglichkeit, den Chat als Ergänzung in Diskussionen zu benutzen. Dort können sie Zustimmungen oder Ablehnungen signalisieren, ohne den Vortragenden unnötig zu unterbrechen. Auch Fragen können hier gesammelt oder spontane Abwesenheiten dokumentiert werden.
#9 Interaktion hoch halten
Workshops sind keine One-(Wo-)Man-Show. Ob gemeinsames Brainstorming, Stillarbeit oder Gruppenarbeit – haltet die Interaktion auch in euren Remote Workshops hoch. Habt keine Scheu euch auszuprobieren und nutzt die vielfältigen Möglichkeiten von Mural, Miro und Co.
???? Tipp: Bei Mural brauchen User keinen eigenen Account, um selbst aktiv zu werden, und können bspw. digitale Post-its zu von euch vorbereiteten Fragen und Aufgaben schreiben. So wird Stillarbeit möglich und zur willkommenen Abwechslung.
#10 Pausenjoker ziehen
Wir wissen, dass fokussiertes Workshoppen vor dem Screen auch anstrengend sein kann. Gebt den Teilnehmenden die Möglichkeit, selbstständig eine kurze Verschnaufpause einzulegen, wenn sie diese benötigen. Abmelden und wieder anmelden erfolgt per Chat.
Nach dem Workshop
#11 Dokumentation leicht gemacht
Das Schöne am Ende eines Remote Workshops? Die Doku ist bereits im Kasten. Ladet die Teilnehmenden ein, euren digitalen Workshop-Raum auch nach der Session zu besuchen. Dort können sie Ergebnisse Revue passieren lassen und evtl. Infos ergänzen.