Umgang mit Bewerbungsunterlagen und Datenschutz

Die AGV-Rechtstipps

03.07.2017

Nach einer erfolglosen Bewerbung müssen die Bewerbungsunterlagen als personenbezogene Daten grundsätzlich an den Bewerber zurückgegeben oder gelöscht beziehungsweise anderweitig vernichtet werden. Der Arbeitgeber darf und sollte die Unterlagen und/oder eine Dokumentation über das Bewerbungsverfahren jedoch für einen gewissen Zeitraum aufbewahren, um sich gegen einen etwaig behaupteten Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Antidiskriminierungsgesetz (AGG) und damit einhergehende Schadensersatzansprüche verteidigen zu können.

 

Welche Fristen gelten?

Das AGG verbietet Diskriminierungen wegen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität. Dieser Schutz vor Diskriminierungen erstreckt sich auf das gesamte Arbeitsleben – vom Anbahnungsverhältnis bis zur Beendigung und damit auch auf das Bewerbungsverfahren. Nach dem AGG müssen Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche innerhalb einer Zweimonatsfrist geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 4 AGG). Der Gesetzgeber hat die kurze zweimonatige Verjährungsfrist von Ansprüchen nach dem AGG mit der Begründung aufgenommen, dass „dem Arbeitgeber nicht zugemutet werden soll, Dokumentationen über Einstellungsverfahren bis zum Ablauf der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren aufbewahren zu müssen“.

 

Wann muss gelöscht werden?

Umstritten ist, wie lange ein Arbeitgeber bis zur Löschung/Vernichtung zuwarten darf. Rechtsprechung hierzu existiert zur Zeit wohl nicht. Teilweise wird vertreten, dass eine Aufbewahrungszeit von bis zu 3 Jahren in Anlehnung an die gesetzlichen Verjährungsfristen zulässig sei. Nach wohl überwiegender Ansicht ist die Frist jedoch kürzer zu bemessen, wobei auch hier unterschiedliche Zeiträume von 2 bis zu 10 Monaten für zulässig erachtet werden. Es dürften gute Gründe dafür sprechen, dass die personenbezogenen Bewerberdaten für eine Dauer von ca. 3 Monaten ab Zugang der Ablehnung beim Bewerber aufbewahrt werden dürfen. Sollte der Bewerber Ansprüche nach dem AGG zeitgerecht behaupten und geltend machen, dürfen die entsprechenden Daten naturgemäß bis zur endgültigen Klärung der behaupteten Ansprüche behalten werden. Meiner Auffassung nach muss sich dieses verlängerte Aufbewahrungsrecht auch auf die Bewerbungsunterlagen von eventuellen Mitbewerbern auf die ausgeschriebene Stelle beziehen, da ggf. nur so der Ablauf des Bewerbungsprozesses und die Gründe für die getroffene Auswahlentscheidung in einer arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzung vom Arbeitgeber transparent gemacht werden können.

 

Sammeln geht nicht ohne Weiteres

Die Daten von Bewerbern, die für den Arbeitgeber gegebenenfalls für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses zu einem späteren Zeitpunkt von Interesse sein können, dürfen Arbeitgeber nicht ohne weiteres in einem Bewerberpool sammeln. Das Anlegen einer Bewerberdatenbank ist nur mit wirksamer Einwilligungserklärung des Betroffenen möglich. Die Einwilligung muss grundsätzlich schriftlich (nicht per E-Mail) und freiwillig abgegeben werden. Außerdem muss auf den Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten hingewiesen werden.

 

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