Seit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz, das 2021 in Kraft trat, können Betriebsratssitzungen auch in Form von Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen stattfinden. Es gilt allerdings der Vorrang der Präsenzsitzung.
Und ganz wichtig – auch für Arbeitgeber – der Betriebsrat muss dazu in einer Geschäftsordnung Regelungen getroffen haben, damit die so getroffenen Beschlüsse wirksam sind. Darauf muss sich der Arbeitgeber verlassen können.
Gemäß § 36 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) soll sich der Betriebsrat eine schriftliche Geschäftsordnung geben. Gemäß § 30 BetrVG sind die Voraussetzungen für eine Teilnahme an der Betriebsratssitzung mittels Video- und Telefonkonferenz in der Geschäftsordnung zu regeln.
Die Geschäftsordnung muss den Vorrang der Präsenzsitzung regeln sowie den Bereich der digitalen Nutzung. Ohne eine solche Geschäftsordnung können Beschlüsse unwirksam sein. Das kann dann auch fatale Folgen für den Arbeitgeber haben, wenn es um den Abschluss von Betriebsvereinbarungen geht, um die Zustimmung zur Versetzung oder Kündigung, den Abschluss von Interessenausgleich / Sozialplan etc. Das Gesetz trifft keine Regelung zum Verhältnis von Video- zu Telefonkonferenzen zueinander.
Danach stehen dem Betriebsrat beide Möglichkeiten offen. Vielfach wird sich die Durchführung einer Videokonferenz besser eignen, da dabei Mimik und Gestik beobachtet werden können, meist eine Chat-Funktion für Fragen und Wortbeiträge nebenbei eröffnet ist und eine Videokonferenz einer Sitzung in Person näherkommt als eine Telefonkonferenz. Die Entscheidungsbefugnis über die Art der Sitzung obliegt dem Betriebsrat.
Gemäß § 40 Abs. 2 BetrVG muss der Arbeitgeber die Kosten für eine entsprechende technische Ausrüstung der Betriebsratsmitglieder tragen (Vgl. dazu die Entscheidung des LAG Berlin-Brandenburg v. 14.04.2020 – 15 TaBVGa 401/21).
Dazu kann die Ausstattung mit einem Diensthandy, einem Dienstlaptop, einer entsprechenden Software, Kamera und Bildschirm gehören, die zur Durchführung der Video- oder Telefonkonferenz erforderlich ist. Hierbei ist darauf zu achten, dass alle Betriebsratsmitglieder und Ersatzmitglieder mit der technischen Ausrüstung auf demselben Stand und somit alle in der Lage sind, an den Sitzungen teilzunehmen. Hier kann es sinnvoll sein, die Betriebsratsmitglieder darauf hinzuweisen, dass für die Durchführung von virtuellen Sitzungen die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Technik (Mobiltelefon, Laptop, Bildschirm, Kamera etc.) zu nutzen ist. Sollen bestimmte Anbieter von Videokonferenzen im Betrieb/mit den betrieblichen Geräten nicht genutzt werden, sollte der Arbeitgeber dies ausdrücklich gegenüber dem Betriebsrat kommunizieren und zulässige Alternativen benennen.