Ab dem 01.01.2022 soll der Arbeitgeber auf Abruf elektronisch durch die Krankenkassen sowohl über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit als auch über den Zeitpunkt des Auslaufens der Entgeltfortzahlung informiert werden. Dies gilt für die gesetzlich versicherten Arbeitnehmer. Eine Übergabe der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitnehmer ist dann nicht mehr notwendig. Diese gesetzliche Neuregelung ist durch das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz eingeführt worden. Jährlich sollen damit ca. 80 Mill. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Papierform weitestgehend hinfällig werden.
Für die Wirtschaft soll eine Ersparnis von bis zu ca. 550 Mill. € die Folge sein. Zunächst aber dürfte die Umstellung in den Unternehmen Mehrkosten verursachen.
Arbeitnehmer werden ab dem 01.01.2022 nur noch verpflichtet sein, die Arbeitsunfähigkeit ihrem Arbeitgeber unverzüglich anzuzeigen. An der Anzeigepflicht wird sich mithin nichts ändern. Anders aber bei der Nachweispflicht.
Es ist dann Sache des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass er die elektronisch hinterlegten Daten bei der Krankenkasse abruft bzw. einen entsprechenden Dienstleister beauftragt und informiert, damit die Daten abgerufen und für die Entgeltabrechnung berücksichtigt werden können.
Der Arbeitnehmer erhält allerdings weiterhin den sogenannten „Gelben Schein“ in Papierform ausgehändigt. Allerdings nicht mehr dreifach, sondern nur noch einfach.
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Ab dem 01.01.2022 läuft es so ab, dass der Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsmeldung erstellt, die er an die Krankenkasse elektronisch übermittelt. Arbeitnehmer sind dann von der Vorlage der Bescheinigung bei der Krankenkasse befreit.
Der Arbeitnehmer erhält weiterhin für Beweisführungszwecke eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform. Diese braucht er aber dann nicht mehr an den Arbeitgeber zu übersenden. Die Nachweispflicht der Arbeitnehmer, die im Entgeltfortzahlungsgesetz in § 5 gemeinsam mit der Anzeigepflicht geregelt ist, wird durch die Obliegenheit, sich die Bescheinigung aushändigen zu lassen, ersetzt werden (§ 5 Abs. 1a S. 2 Entgeltfortzahlungsgesetz in der Fassung ab 2021).
Der Arbeitgeber kann dann am 4. Tag der Krankmeldung (falls eine Verpflichtung besteht, bereits zu einem früheren Zeitpunkt vorzulegen, dann gilt dies auch für den früheren Zeitpunkt) die Arbeitsunfähigkeitsmeldung bei der für den Arbeitnehmer zuständigen Krankenkasse mit einer Abfragemeldung aus seinem Entgeltabrechnungsprogramm abrufen.
Soweit er dies über einen Dritten wie z.B. einen Steuerberater macht, ist dieser in das Verfahren organisatorisch und technisch unter Beachtung des Datenschutzes sicher einzubinden. Die Verteilung der Arbeitsunfähigkeitsmeldung innerhalb des Unternehmens obliegt wie bisher dem Arbeitgeber in seiner internen Organisation.
Der Abruf von Arbeitsunfähigkeitsmeldungen für geringfügig Beschäftigte erfolgt zentral über die Minijobzentrale. Diese ruft die Daten dann bei der jeweiligen Krankenkasse ab und leitet sie an den Arbeitgeber weiter.
Spezielle Übergangsregelungen sind gesetzlich nicht vorgesehen.
Ab dem 01.01.2021 werden außerdem die Ärzte schon beginnen, die Arbeitsunfähigkeitsmeldungen auch an die Krankenkassen zu senden, sodass dieser Teil des Verfahrens schon erprobt wird.
Wenn es nach dem 01.01.2022 in einzelnen Fällen zu Fehlern kommt, kann der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Beweis für seine Krankschreibung dem Arbeitgeber auf Wunsch vorlegen.
Arbeitgeber sollten sich rechtzeitig technisch und organisatorisch auf diese Änderungen einstellen.