Entweder bearbeiten oder löschen, könnte man meinen. Doch so einfach ist das nicht, da personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO enthalten sind. Denn die Mails enthalten Vor- und Nachname des Mitarbeiters und als Endung auch den Namen des Unternehmens.
War keine Privatnutzung vereinbart, ist es unproblematisch. Der Arbeitgeber kann die Mails einsehen und gezielt durchsuchen.
Bei erlaubter Privatnutzung ist das Telekommunikationsgesetz (TKG) zu berücksichtigen. Es ist streitig, ob ein Arbeitgeber danach Telekommunikationsdienstleister ist und sich infolgedessen bei Verletzung des Fernmeldegeheimnisses strafbar macht.
Aber, Arbeitgeber können sich absichern. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer verpflichten, aus dem E-Mail Account vor seinem Ausscheiden alle privaten Mails zu entfernen. Danach würde das Postfach nur noch geschäftliche Post enthalten und der Arbeitgeber kann in alle bis dato eingegangenen Mails Einsicht nehmen.
Kann ein Arbeitgeber aber im Vorfeld, mithin vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters alle Absender informieren, dass keine Mails mehr an den Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters geschickt werden? Das ist schon praktisch nicht umsetzbar.
Die Überlegung, eine automatische Weiterleitung einzustellen, bedarf aber auch der Einwilligung des ehemaligen Mitarbeiters! Nur wenn dieser zustimmt, kann der Arbeitgeber diese Vorgehensweise wählen.
Ist der Mitarbeiter damit nicht einverstanden, hängt die Frage der Zulässigkeit der Weiterleitung wieder davon ab, ob die Privatnutzung erlaubt war oder nicht. War nur die geschäftliche Nutzung erlaubt, dann stehen auch gegen die Weiterleitung von Mails keine Bedenken.
Unabhängig von der Vereinbarung der Privatnutzung oder der ausschließlich geschäftlichen Nutzung ist der Arbeitgeber aber berechtigt, automatische Antworten vom Mail Account des Mitarbeiters zu senden mit dem Hinweis, dass der Mail Account nicht mehr aktiv genutzt wird und die Mails weder weitergeleitet noch gespeichert werden. Es kann ferner in dieser Antwort Mail ein anderer Adressat hinterlegt werden.
Bislang höchstrichterlich noch nicht geklärt ist die Frage, ob der Arbeitgeber berechtigt ist, nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters dessen personalisierte Mailadresse noch weiter zu verwenden es wird vertreten, dass eine Weiternutzung höchstens für 12 Monate zulässig ist. Danach müsste der Mail Account zwingend deaktiviert werden.
Um unnötige Auseinandersetzungen zu vermeiden, sollte entweder bereits im Arbeitsvertrag oder aber im Rahmen einer Ausscheidensvereinbarung eine Regelung hinsichtlich des Umgangs mit dem Mailaccount und der personalisierten Mailadresse getroffen werden.