In einer Personalakte werden vom Arbeitgeber Dokumente gesammelt, die zum Arbeitsverhältnis gehören. Eine gesetzliche Regelung über Mindestinhalte oder einen Aufbau besteht nicht. Generell gibt es nur im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) und dort an eher versteckter Stelle den § 83, der die Personalakte überhaupt erwähnt. Dies dergestalt, dass jeder Arbeitnehmer ein Einsichtsrecht in die über ihn geführten Personalakten hat und dabei auch ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen kann. Der Plural suggeriert möglicherweise, dass es eine Vielzahl von Personalakten gäbe. Doch das täuscht – Schattenakten sind unzulässig. § 83 BetrVG regelt ebenfalls, dass etwaige Gegendarstellungen des Arbeitnehmers auf sein Verlangen hin zur Personalakte zu nehmen sind.
Was sind die Vorteile einer elektronischen Personalakte?
Ist die Personalakte digitalisiert, können Dokumente effizienter abgelegt werden. Auch der räumliche Platzgewinn – gerade in großen Unternehmen – ist ein Pluspunkt. Das Ein- und Auslagern von Akten entfällt. Routinearbeiten können effektiver gestaltet werden. Der Zugriff auf Personaldokumente ist durch eine Suchfunktion schneller und die Aktenführung ist einheitlicher.
Ist eine vollständig digitalisierte Personalakte möglich?
Grundsätzlich könnte der Arbeitgeber die Personalakten vollständig digitalisieren. Dies ist jedoch nicht ratsam. Das Gesetz sieht in Einzelfällen zwingend die Schriftform von Dokumenten vor. Gerät der Arbeitgeber in einem Prozess in die Beweispflicht, muss er die originalunterzeichneten Urkunden vorlegen. Eingescannte Dokumente sind im Ergebnis Kopien. Mit ihnen kann man den Beweis nicht führen.
Dies betrifft:
– die schriftliche Niederlegung der wesentlichen Vertragsbedingungen, § 2 Nachweisgesetz,
– die Befristung von Arbeitsverträgen, § 14 Absatz 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz,
– den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, § 12 Absatz 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz,
– Aufhebung und Kündigung von Arbeitsverhältnissen, § 623 Bürgerliches Gesetzbuch und
– das nachvertragliche Wettbewerbsverbot, § 74 Absatz 1 Handelsgesetzbuch.
Diese Dokumente können zwar eingescannt werden, jedoch muss das Original in Papierform zusätzlich aufbewahrt werden.
Welche Aktenstruktur empfiehlt sich?
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsvertrag
- Entgelt
- Aus- und Weiterbildung
- Beurteilungen
- Sozialversicherungsunterlagen
- Steuerrelevante Unterlagen
- Betriebliche Altersversorgung und Versicherungen
- Bescheinigungen
- Aushändigungen, Belehrungen, Arbeitsmittel
- Firmen – Pkw
- Persönliche Ereignisse
- Abmahnungen und Beendigungstatbestände
Muss die Personalakte verschlüsselt werden?
Wichtig ist, dass es ein Berechtigungskonzept mit Zugriffs- und Bearbeitungsrechten gibt. Für personenbezogene Daten besteht je nach Klassifikation der Daten ein unterschiedliches Sicherheitsbedürfnis. Wenn Informationen in der analogen Personalakte im verschlossenen Umschlag aufbewahrt worden sind, sind sie bei der Digitalisierung durch eine angemessene Verschlüsselung zu schützen.
Für elektronische Personalakten gilt, dass sie im Rahmen des technischen Transports zu verschlüsseln sind. Es sei denn, sie finden nur in abgeschotteten Netzen der Personalabteilung Verwendung. Für die Einführung elektronischer Personalakten gibt es mittlerweile auch etliche IT – Firmen, die diese Dienstleistung anbieten.
Ist die Einführung der digitalen Personalakte mitbestimmungspflichtig?
Ob die Einführung und Anwendung elektronischer Personalakten mitbestimmungspflichtig ist, ist höchstrichterlich bislang nicht geklärt. Es spricht einiges dafür, dass der Betriebsrat nach § 87 Absatz 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht hat.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Personalakten enthalten personenbezogene Daten wie Mitarbeiterdaten. Der Arbeitgeber muss diese Daten löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden, Art. 17 Absatz 1 DSGVO. Das wird in der Regel dann der Fall sein, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist und die dreijährige Verjährungsfrist abgelaufen ist. Bei Absagen von Bewerbern sollte man die Bewerbungsunterlagen nach 6 Monaten löschen.
Sofern in den Personalakten auch Lohnkonten enthalten sind, hat der Arbeitgeber sie bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung erfolgt, aufzubewahren, § 41 Absatz 1 Einkommensteuergesetz.