Workation lautet der neue Trend. Was steckt dahinter? Welche Möglichkeiten bieten sich? Was sind die Vorteile und wie sind die rechtlichen Grundlagen? Elke Fasterding präsentiert die 5 wichtigsten Fakten.
1. Liegt Workation nur vor, wenn die Kombi aus Urlaub und Arbeit einen Auslandsbezug hat?
Nein. Mitarbeitende können Workation auch im Inland umsetzen. Im Ergebnis geht es um mobiles Arbeiten im In- und Ausland mit einem Bezug zum Urlaubsort.
Gelegentlich wird die Konstellation auch als „Bleisure“ bezeichnet. Dieser Begriff setzt sich zusammen aus „Business“ und „Leisure“, mithin Reise und Freizeit / Urlaub. Einen Rechtsanspruch auf Workation gibt es nicht.
2. Was sollte in jedem Fall geregelt werden?
Es sollte für jeden Fall von Workation eine separate Zusatzvereinbarung abgeschlossen werden, die die konkreten Bedingungen für diesen Zeitraum regelt.
Findet Workation in Deutschland statt, ist die Ausgestaltung im Ergebnis unproblematisch. Da es keine Besonderheiten im Sozialversicherungsrecht und im Lohnsteuerrecht gibt.
Anders, wenn ein Auslandsbezug besteht. Bei mehr als 4 Wochen sind dann auch im Nachweisgesetz Besonderheiten vorgegeben. Eine lediglich vorübergehende Tätigkeit aus dem Ausland hat aber keinen Einfluss auf das Arbeitsrecht. Es gelten also weiterhin das KSchG, das EFZG, das BurlG etc.
Ferner sollte der Tätigkeitsort möglichst mit Nennung der Urlaubsadresse dokumentiert werden, damit etwaige Dokumente zugestellt werden können.
Die Dauer des Aufenthalts wird selbstredend festgelegt.
Findet Workation im Ausland statt, muss aufgrund des Nachweisgesetzes auch die Währung angegeben werden.
Des Weiteren sollte die Lage und Verteilung der Arbeitszeit festgehalten werden. Dies wiederum unter Berücksichtigung etwa abweichender Zeitzonen.
Schlussendlich sollte auch geregelt werden, dass der Mitarbeitende alle Reisekosten trägt, auch wenn er in den Betrieb anreisen muss.
3. Gibt es bei Workation im Ausland weitere Besonderheiten?
Ja, es sind umfangreiche Regelungen im Sozialversicherungsrecht sowie im Lohnsteuerrecht zu beachten.
Im Sozialversicherungsrecht ist danach zu differenzieren, ob Workation in einem EU-Staat oder einem Drittstaat erfolgt.
Dabei muss das Ziel sein, dass die Mitarbeitenden auch während Workation im deutschen Sozialversicherungsrecht bleiben. Denken Sie an die Beantragung der erforderlichen A1-Bescheinigung bei EU-Entsendung und nehmen Sie Kontakt mit der Krankenkasse auf. Beachten Sie die Meldepflichten im jeweiligen Land. Alle EU-Staaten haben Meldesysteme. In Frankreich ist es bspw. Sipsi, in Belgien Limosa. Der GKV Spitzenverband vertritt die Auffassung, dass der Wunsch des Arbeitnehmers die Entsendung nicht ausschließt. Es gilt dann weiterhin deutsches Recht.
Verlangen Sie vom Mitarbeitenden den Nachweis einer Auslandskrankenversicherung.
Bei Workation in Drittstaaten, also außerhalb der EU finden Sie die bilateralen Abkommen auf den Seiten der Deutschen Rentenversicherung. Dort sind ca. 20 Staaten verzeichnet.
Die Risiken im Lohnsteuerrecht bestehen darin, dass eine Lohnsteuerpflichtigkeit im ausländischen Staat entsteht und dass zu Lasten des Arbeitgebers eine Betriebsstätte im Ausland begründet wird (dann fällt Körperschaftssteuer an). In der Regel führen kurzzeitige Workation Aufenthalte aber nicht zu einer Änderung der steuerlichen Ansässigkeit. Im Zweifelsfall sollten Sie sich diesbezüglich an einen Fachanwalt für Steuerrecht wenden.
4. Wenn Arbeitsmittel im Ausland benutzt werden, kann das ein Problem sein?
Softwarelizenzen sind auf ihren Gültigkeitsort hin zu überprüfen …
5. Sind betriebliche Regelungen zu Workation mitbestimmungspflichtig?
Die Einführung von Workation kann der Betriebsrat nicht verlangen. Er hat aber bei der Ausgestaltung einer kollektiven Regelung ein Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Absatz 1 Nr. 14 Betriebsverfassungsgesetz (mobile Arbeit). Er kann also nicht beim „Ob“, aber beim „Wie“ mitbestimmen. Es empfiehlt sich, in einer Betriebsvereinbarung